作为公司的采购商，每天有成百上千封邮件从全球飞过来。为什么有些邮件就是石沉大海?下面就让一米软件来告诉你外贸邮件注意事项17条。

1. 发送并不紧急的“紧急”邮件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。

——Rosemary Haefner

2. 满屏大写字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。

——Rosemary Haefner

3. 太不拘小节

Being too casual

邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。一米软件建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。

——Haefner

此外，并非每个人都能读懂缩写。如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。

——Randal

4. 表达太生硬

Being too stiff

我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。

——Oliver

5. 在凌晨三点发送邮件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。

——Oliver

(特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。)

6. 使用模糊主题行

Using a vague subject line

“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。在商务往来中，邮件最好简明扼要，这样才能促使客户看到后更快地给出反馈。

——Oliver

7. 没有主题行

Not including a subject line at all

没有主题的邮件会让人很火大，客户只会当成垃圾邮件处理。

——Augustine

8. 未开门见山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在邮件结束时才抛出你的观点或者疑问也很令人讨厌，因为客户还得重头再看。邮件的目标是简洁并且尊重客户的时间。

——Augustine

9. 不知所谓的邮件地址

A ridiculous email address

不论是给客户，同事还是任何人发邮件，如果要体现专业度，就得弃用非正式的电子邮件账户。毕竟含有敏感词汇的账户一开始就会给人不好的印象。

但如果你坚持使用，为了专业素养，至少应该独立创建一个单独的电子邮件账户。

——Randall

10. 太长的述语

Including cutesy or interminable quotes

署名下方带有签名档是可以的，但信息太冗长没人会阅读。你的信息需要契合商业产品形象。

——Randall

11. 每封邮件结尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email

当你通过电子邮件发送文件或者图片时，内容是否保密取决于客户。建议在发送敏感文件之前，和客户达成保密约定，这样即使有信息泄漏的情况出现，你也持有证据。

——Randall

12. 带有情绪的语气

Being snippy

当客户三周之后才回复你邮件时，你的下一封邮件中往往会带有一点愤怒的情绪。但是这对于谈判有害无利，所以永远不要发语气刻薄的邮件给你的客户。

一米软件建议将回复邮件存在草稿箱中2天，然后拿出来修改，去掉主观情绪，这会帮助你更快的完成自己的目标，因为你表现出的是你的耐心和专业度而非情绪化。

——Oliver

13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客户很熟，那么有时可以省掉一些细节。但如果这个客户跟你不熟或者订单量很大，那么礼貌和专业一定要。”Please””Thank you”以及结尾处像是”Best”这些词不可少。

——Oliver

14. 数不尽的错别字

Numerous typos

“错别字多是因为这是我用iPhone发的。”拜托，这已经不再是错别字多的借口!现在每个人都会从手机端收发邮件，如果是非常重要的客户，那么在发出之前必须检查是否有错别字。

——Oliver

15. 讨厌的标点

Annoying punctuation

如果你想用感叹号来表示你的开心，用一个就可以了。人们有时候忘乎所以的在句子结尾加上很多感叹号，这会让客户感到你很情绪化，并不利于订单的完成。

——Barbara Pachter

16. 非专业字体

Unprofessional fonts

手写体要分场合，对于商务往来邮件，你得保证你的字体颜色大小规范。最重要的原则是：让客户便于阅读。

通常，最好选择10-12号字号，易读的字体，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。颜色当然是黑色最为保险。

——Pachter

17. 太冗长

Going too long

大多数人花几秒钟(不是分钟也不是小时)来阅读一封电子邮件，很多人甚至只是大致浏览，因此写邮件时最好将邮件分成短小段落，列出条理就更好了。对于重要信息可以用粗体或者斜体标注，但是要适量使用。

——Pachter

数数看，以上外贸邮件注意事项17条，你平时都注意到了吗？